Hård kritik mot bostadsbolag i Göteborg
När de första mutmisstankarma mot anställda hos de kommunala bolagen avslöjades i våras beslöt ledningen för Framtidenkoncernen att genomföra en extern oberoende granskning av sina rutiner vid inköp och upphandlingar. Tre av koncernens bolag Bostads AB Poseidon, Hjällbobostaden och Egnahemsbolaget har ingått i granskningen.
Förutom att se över regelverket har konsultfirman KPMG även genomfört ett antal stickprovskontroller av redan betalda fakturor hos de tre bolagen. Och den granskningen visar på en rad brister.
– Det saknas i ett flertal fall fullständigt styrkande dokumentation såsom beställningsunderlag, arbetsorder, underentreprenörsfakturor och besiktningsprotokoll, skriver KPMG i den sammanfattande rapport som gäller alla tre bolagen. Det har även förekommit exempel där leverantörens organisationsnummer saknas på fakturan.
Särskilt skarp kritik riktar KPMG mot Hjällbobostaden.
– Vår stickprovskontroll visar på brister i bolagets godkännandeprocess, heter det i rapporten. Det har förekommit fakturor som godkänts och betalats trots att en felaktig leverantörsadress uppgivits, att det förekommit fakturor som godkänts och betalats där arbete redan fakturerats, att det förekommit en faktura som godkänts och betalats trots att arbete inte utförts samt att det förekommit leverantörsfakturor där det saknas styrkande dokumentation från underentreprenör.
KPMG konstaterar visare i sin sammanfattande rapport för alla tre bolagen att det inte finns tydliga tillämpningsföreskrifter för inköp och upphandling, att nya leverantörers bakgrund inte kontrolleras tillräckligt noga, att den som slutattesterar fakturorna ofta förlitar sig på den som först attesterat och att det inte finns några instruktioner för när eller hur besiktningar av fakturerade arbeten och leveranser ska genomföras.
Konsultfirman efterlyser också en klar policy för hur risken för så kallade avsiktliga fel ska undvikas. Med avsiktliga fel menar KPMG ”en avsiktlig handling av en eller flera individer bland företagsledningen, de som övervakar företagsledningen, anställda eller tredje man som omfattar bedrägligt beteende för att skapa sig en orättmätig eller olaglig fördel”.
KPMG konstaterar också att många anställda har bisysslor och eferlyser en policy för vilka bisysslor som ”är förenliga med berördas anställning och därmed är tillåtna”.
Såväl Poseidon som Hjällbobostaden skriver på sina webbplatser att ”Vi ser positivt på denna genomgång och de rekommendationer som gjorts blir ett stöd i koncernens samtliga bolag i det fortsatta arbetet att se över nuvarande rutiner och förbättra dessa”.
Enligt båda bolagen har en rad åtgärder för att förbättra rutinerna redan inletts och fler är på gång.
